אירועי חברה הפכו בשנים האחרונות לכלי חשוב ביצירת תרבות ארגונית, גיבוש עובדים, חיזוק המותג הפנימי ויצירת חוויות בלתי נשכחות לעובדים וללקוחות כאחד. בין אם מדובר ביום גיבוש, כנס עסקי, השקת מוצר חדש או חגיגת סוף שנה – הבחירה של המקום בו ייערך האירוע היא מהחלטות המפתח. מקום לאירועי חברה הוא לא רק במה – הוא חלק בלתי נפרד מהחוויה, מהמסר ומהאווירה שתרצו ליצור. כדי להבטיח התאמה מלאה בין האירוע למטרותיו, הנה מספר טיפים לבחירה נכונה ומושכלת של לוקיישן.
הגדירו את מטרת האירוע מראש
השלב הראשון בתהליך הבחירה של מקום לאירוע חברה הוא להבין מה מטרת האירוע. האם מדובר באירוע גיבוש קליל לעובדים בלבד? אולי בהשקת מוצר ללקוחות פוטנציאליים? או שמא מדובר בכנס מקצועי שבו ייקחו חלק גם שותפים עסקיים ואורחים מהתחום? לוקיישן לאירועי חברה כמו ריו קלאב, צריך לשקף את סוג האירוע. לוקיישן שמתאים לארוחת ערב יוקרתית עם הופעה לא יתאים בהכרח ליום סדנאות עם פעילות חוץ. לכן חשוב להגדיר מראש האם נדרשים חללים לפעילות, במה להרצאות, חצר פתוחה, או אולי אולם סגור עם מערכות מולטימדיה.
חפשו נגישות ונוחות
אחד הקריטריונים הקריטיים בבחירת מקום לאירועי חברה הוא הנגישות – בעיקר כשמדובר באירוע לעובדים המגיעים ממקומות שונים. בדקו האם יש חניה מסודרת או נגישות לתחבורה ציבורית, האם המקום נמצא באזור מרכזי שקל להגיע אליו, והאם יש בו תשתיות מתאימות כמו מעליות, שירותים נוחים, שילוט ברור ואפשרות לתנועה נוחה גם לקבוצות גדולות. נוחות המוזמנים לא מסתכמת רק בהגעה – אלא גם בזמן השהייה באירוע. חשוב לוודא שיש מספיק מקומות ישיבה, מיזוג מתאים, תשתית קול ותאורה איכותית ומרחב שמאפשר תנועה חופשית מבלי ליצור תחושת עומס.
בדקו את התשתיות והציוד במקום
לא משנה כמה המקום מרשים – אם אין בו את הציוד הנדרש, תיאלצו להתמודד עם הפקה מסובכת ויקרה. מקום לאירועי חברה צריך להציע תשתיות מקצועיות: מערכת הגברה, מקרנים ומסכים, חיבור לאינטרנט מהיר, ציוד לישיבה נוחה (גם לכנסים ארוכים), מטבח מקצועי או קייטרינג ברמה גבוהה, וחדרי שירות במצב תקין. שאלו מראש האם נדרש תשלום על שירותים נלווים כמו טכנאי סאונד, מנחה, ביטוח צד ג', שירותי ניקיון או צוות הפקה. כך תוכלו לדעת מה באמת כלול ומה לא – ולבנות תקציב מדויק ואפקטיבי.
התחייבות לשירות מקצועי
במקרים רבים, דווקא השירות האנושי עושה את ההבדל בין מקום מוצלח לחוויה מתסכלת. חשוב לבדוק שמי שמפעיל את המקום מנוסה באירועי חברה, זמין לתיאומים וגמיש לבקשות של הרגע האחרון. לוקיישן לאירוע חברה שמציע ליווי של מנהל אירוע אישי, צוות טכני זמין ושירותי הפקה פנימיים – יקל משמעותית על תהליך התכנון והביצוע. מומלץ גם לבקש לראות חוות דעת קודמות, ולבקר במקום במהלך אירוע אחר אם ניתן – כך תוכלו להתרשם מהאווירה, רמת השירות, וכמה באמת המקום מתאים לצרכים שלכם.
כאשר תבחרו מקום לאירוע חברה שמתאים בדיוק למטרה, לאופי המשתתפים ולתנאי ההפקה – תבטיחו לעצמכם אירוע מוצלח מכל הבחינות. ומי שבוחר בריו קלאב – בוחר נכון. צרו איתנו קשר עוד היום ויחד נארגן אירוע מהנה ובלתי נשכח לכל המשתתפים.
